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职场中:电子沟通的方式也有很多门道

时间:2019-03-08 14:51 来源:未知

职场中:电子沟通的方式也有很多门道


过去的几年中,沟通方式上最大的变革就是,互联网成为了发送和接收信息的主要途径。然而,书写电子邮件、短信、社交网络信息以及其他电子信息,应当与我们书写标准的信函和备忘录一样,要认真对待。其实,电子邮件也是一种书面沟通的手段,它不是电话的替代品,绝不能不做任何风格或内容上的考虑就草草写就。因为它与电话不同,它是可以储存和检索的;它也不是“私密的”,是可以在法庭上当作证据呈现的。


因此,我们在书写的时候,必须经过认真的酝酿和组织。写出更好的电子信息在编排信息之前,仔细考虑自己到底想要表达什么。此时要像写一篇正式信函一样认真构思。如果我们要写的是指令说明,那么要保证对方能够准确领会我们到底要求他们做出怎样的行动;如果我们要回答问询,那么需要先抽出一点时间来仔细阅读他们的问题,确保我们的回答恰如其分并且要点全面。引起对方的注意。很多人每天都能收到几十封甚至上百封电子邮件。要想让我们发出的邮件能够马上被对方阅读,就要添加对他们有意义的标题。


如果添加了附件,就要在邮件正文中具体列出粘贴了哪些附件,这样便于对方检查是否全部收到;如果不是以附件的方式发送,那么要列出相关文件所在的文件夹或网址链接,方便对方查询。在点击“发送”之前,请再次仔细阅读文字,检查拼写。大声朗读出来是个非常好的方法,可以帮助我们检查出容易疏忽的遗漏或其他形式的错误。在发送之前,要保证信函在任何方面都没有问题。有时对方邮箱邮件过多,会致使我们发出的邮件被忽略或被意外删除,因此很有必要要求对方在收信后予以确认。如果邮件非常重要,则要打电话向对方确认收信,并确保对方正确理解了信件内容。

隐私同题

之前提到,电子信息是没有隐私保障的。而且我们也曾听说过多起黑客侵入高端系统的案件,因此可以说,我们的电子信息是能够被他人扫截取的,如果我们对文件的私密性有要求,那么经电子媒介发送并不是最好的方式。同样,任何通过公司计算机发送的电子邮件,都是可以被公司内其他人看到的,过去的几年里,发生过多起由于员工发送的电子邮件嫌违反。


公司规则而被解雇的事情,而且美国的法院曾驳回其员工关于犯隐赵的上诉更为严重的是,还会有员工取笑电子邮件的内容,或对其做不恰当的评论。

要知道,只要使用公司的服务器,我们的邮件内容或搜索记录对公司内部的任何人来说都是可见的,最终会搞得人尽知。另外,不要在性种族方面做不当的评论,因为类似的邮件曾被当作诉讼证,用来瓶控发送邮件的员工及其所在的公司,而当时公司的领导根本不请楚这封邮件的内容最终,发这邮件的员工被辞退,他与所在的公司都面临诉讼最后要注意的一点是,在发送邮件时要仔细查看收件人到底都有通若我们只想回复给发送原始邮件的那个人,千万不要一时疏点击“回全部”。

书写电子邮件的注意事项

认真组织信息。一定保证文章简短。如果我们需要发送包含许多段落的邮件,那么在书写邮件正文之前就应提醒对方,比如在文章开篇就写出全文梗概。一定保证文章主题明确。如果对方需要通过猜测才能了解文章内容那他们也许认为这封邮件没有阅读的必要。一定保证文章内容与格式的专业性。虽然风格可以稍有随意,但不要太频繁地断句,不要过多使用缩写词、字母缩略词、剪贴画和复杂的格式。不要全部使用加粗或通篇感叹号,因为那样看起来像是在冲对方喊话一定使用拼写检查功能确保用字、语法和断句无误,之后要再次亲自


校对文章,保证各个方面都不出差错。当不需要对方回复邮件时,要提醒接收者,样可以节省双方的时间避免麻烦。在点击“发送”之前,一定重读几遍邮件内容。如果风格允许,不必分段,可以使用项目符号。添加项目符号能够让文章重点突出,且更便于对方阅读。收到邮件要迅速回复,尤其是对需要立即关注的邮件。对于电子邮件这种媒介来说,沟通的速度是它最主要的优势。谨慎使用“抄送”和“暗送”功能。


谨慎使用“转发”功能。尽可能使用“回复”,保留之前的邮件,这样可以为你的邮件提供上下文背景。请在邮件中表明此封邮件的目的,是仅仅向对方提供信息,还是要求对方做出回复或相关行动。发送重要邮件时,请要求对方在收到后给予确认,或通过电话跟进的方式询问对方是否收到。在点击“发送”之前要考虑周全。发出一封考虑欠妥的邮件,到头来还是会找你的麻烦。另外要注意,商务邮件需谨慎使用夸张或幽默的手法,因为对方有可能会曲解你的动机。任何邮件都不要转发两次以上。因为转发次数越多,对方越理不清头绪。
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